Nederlanders zijn gewend om online vliegtickets te bestellen en kaartjes te boeken voor film, concerten en toneel. We leven in een wereld waar het heel gewoon is dat we al onze bankzaken via het internet regelen. We kunnen onze belasting elektronisch aangeven. Nederland nam in 2009 de koppositie in bij internetaansluitingen in de Europese Unie. En dat zal dit jaar waarschijnlijk nog steeds zo zijn. Volgens Eurostat beschikt 90 procent van de Nederlandse huishoudens over een internettoegang.

Wens om zelf via internet invloed uit te oefenen op het proces
Bij een bezoek aan het ziekenhuis meldt het overgrote deel van de patiënten zich bij de balie. Hier worden de gegevens van de patiënt gecontroleerd en wordt de patiënt – als dat al niet eerder is gebeurd – ingeschreven in het ZIS. De patiënt die van een patiëntenpas is voorzien gaat naar de polikliniek voor zijn of haar afspraak. Traditioneel meldt de patiënt zich bij de polibalie, waar de aanwezigheid van de patiënt wordt geregistreerd, zo nodig stickers worden afgedrukt en de patiënt wordt aangegeven dat hij/zij in de wachtkamer kan plaatsnemen. Relatief eenvoudige handelingen, die veel personele capaciteit vragen.

Zelf afspraken maken bij het ziekenhuis is een veelgehoorde wens. Veel handelingen die aan de balie worden uitgevoerd zijn repeterend en eenvoudig van aard en zijn dus uitermate geschikt om te automatiseren. Door dit te automatiseren kan baliepersoneel dáár ingezet worden waar ze écht waardevol kunnen zijn. Het ontvangen van de patiënt, geven van informatie en zorgen dat de patiënt op z’n gemak is en weet waar hij/zij aan toe is.

Online afspraak maken nog geen gemeengoed
In Nederland komt het maken van online afspraken in de zorg nog nauwelijks voor. Daarom zijn er enkele impulsen nodig om deze vorm van patiëntvriendelijkheid te stimuleren. Er zijn innovatieve toepassingen in de zorg nodig. Slimme innovaties kunnen werkprocessen verbeteren, de kwaliteit verhogen, samenwerking in de zorgketen bevorderen en de zorgsector aantrekkelijker maken om in te werken. Ook kunnen innovaties bijdragen aan de zelfredzaamheid van patiënten, zodat zij minder vaak een beroep op de zorg hoeven te doen. En inmiddels is de software voor online afspraken maken beschikbaar en volwassen, met een systeem dat zorgt dat een afspraak aansluit op de agenda van de patiënt waardoor het aantal no-shows afneemt. Het secretariaat wordt ontlast, kortom: iedereen vaart er wel bij.

Waarom dan niet via het Internet afspraken maken?
Afspraken maken, inzien, annuleren, adreswijzigingen doorgeven. Met iSOFT Patiënt Service Portaal is dat allemaal mogelijk. De patiënten ervaren de service dat uw ziekenhuis 24 uur en 7 dagen per week voor hen bereikbaar is. Welke afspraken zij kunnen maken bepaalt u door instellingen in het iSOFT afsprakensysteem. Maar de portaal biedt meer service, zo kan de patiënt ter voorbereiding op de afspraak, thuis rustig het vragenformulier alvast invullen. Het biedt gemak voor uw patiënt en het verhoogt de kwaliteit van uw organisatie. Via LogisP kunt u via de communicator deze service verder uitbreiden door het versturen van reminders per SMS, brief of mail. Uw patiëntenproces kan verder worden geoptimaliseerd door de inzet van de LogisP patiëntenzuil.

De meerwaarde van de patiënt registratiezuil
De zorgconsument van vandaag is gewend zijn eigen zaakjes te regelen. Hierbij maakt hij veelvuldig gebruik van het internet. De patiënt registratiezuil, door Ricoh in samenwerking met De Computheek ontwikkeld, zorgt ervoor dat de registratie- en identificatieprocessen in het ziekenhuis voor alle betrokkenen veel efficiënter worden. Bij de patiënt registratiezuil laat de patiënt zelf zijn identiteitsbewijs uitlezen, door de thermische printer in de zuil wordt vervolgens een patiëntenpas met unieke barcode geproduceerd. Dankzij de koppeling tussen het zorginformatiesysteem van iSOFT en het afsprakensysteem, krijgt de patiënt direct een print met een routebeschrijving naar de juiste poli. Daar aangekomen laat de patiënt zijn pasje uitlezen, waarna de wachttijd in een display verschijnt.

De gegevens uit het identiteitsdocument (waaronder in de meeste gevallen ook de pasfoto) worden binnen één minuut automatische overgenomen, waardoor spel- en typefouten tot het verleden behoren. Een enorme efficiëntieverbetering én kortere wachtrijen aan de balie zijn het gevolg! Vervolgens biedt Logis.P de mogelijkheid om specifieke gegevens, zoals bijvoorbeeld het mobiel telefoonnummer, aan te vullen en op te nemen in het ZIS, een nieuwe patiëntenpas af te drukken, een nieuwe patiëntenpas, voorzien van pasfoto, barcode en/of RFID chip, die als visitekaartje voor uw instelling en als identiteitsbewijs voor de patiënt kan dienen. Deze is beduidend goedkoper dan de traditionele ponsplaat.

Een verdere optimalisatie biedt Logis.P met de DigiDesk Registratiezuil. Met deze patiënt self service zuil, heeft de patiënt de mogelijkheid om de registratie zelfstandig uit te voeren. Het hele registratieproces, desgewenst tot en met de uitgifte van de nieuwe patiëntenpas, kan aan de DigiDesk Registratiezuil worden uitgevoerd. Alleen in uitzonderingsgevallen wordt de patiënt nog naar de balie doorverwezen. De mogelijkheden van de DigiDesk FrontOffice en de DigiDesk Registratiezuil zijn omvangrijk. Van het verstrekken van informatie en het uitgeven van passen tot het afdrukken van uitrijkaartjes voor de parkeerplaats en de ‘inhouse routeplanner’ die de patiënt door middel van een routebeschrijving of een plattegrond de weg door uw ziekenhuis wijst. Een zinvolle toepassing die ervoor zorgt dat minder mensen in de rij aan de balie staan te wachten!

Van minder No-Show naar Make-show
Patiënten die niet voor hun afspraken komen opdagen, vormen een groot probleem. Zorginstellingen lopen inkomsten mis en in sommige gevallen loopt de gezondheid van de patiënt ook gevaar. Van alle afspraken die een ziekenhuis maakt komt zo’n vier tot zeven procent van de patiënten niet opdagen (no-show). Dit probleem doet zich in alle geledingen van de gezondheidszorg voor. Zoals gezegd, zorginstellingen lopen hierdoor inkomsten mis. Zo kunnen DBC’s niet vervolgd worden, blijven middelen onbenut en wordt de instelling met een hoop extra administratieve rompslomp opgezadeld met alle kosten van dien. Gebleken is dat herinneren helpt. Door de patiënt aan zijn afspraak te herinneren kan het aantal no-shows fors afnemen.

Ook voor de patiënt is het missen van een afspraak vervelend
Het missen of vergeten van een afspraak is ook voor de patiënt vervelend. Er moet weer een nieuwe afspraak worden gemaakt, waarbij het wel even kan duren voordat de patiënt weer aan de beurt is. Wellicht moet de patiënt weer vrijaf nemen. Ook kan het voorkomen dat de patiënt met een rekening wordt geconfronteerd, omdat hij niet is komen opdagen. In sommige gevallen loopt de gezondheid van de patiënt zelfs gevaar: een gemiste afspraak kan leiden tot een gemiste diagnose met alle gevolgen van dien.

Online afspraak maken en een patiënt registratiezuil bieden de mogelijkheid een SMS te versturen om patiënten te herinneren aan hun afspraak. Maar dat kan ook met een mail, brief, telefoon of andere multimediaberichten. Handig voor de patiënt en goed voor het ziekenhuis omdat men hierdoor een noshow, kan veranderen naar een makeshow. In sommige ziekenhuissystemen kan maar tot twee maanden vooruit worden gepland. Patiënten moeten dan na een aantal maanden bellen om een afspraak te maken. Door ze daar aan te herinneren, neemt de make-show toe en de no-show aanzienlijk af.

Terug naar Zorg, politiek & maatschappij